অফিসে চাকরি করতে চান? ২০টি Excel Formula যা আপনার কাজের গতি ১০ গুণ বাড়িয়ে দেবে!
দৈনন্দিন কর্পোরেট বা অফিসিয়াল কাজে আমাদের প্রায় সবাইকেই কম-বেশি Microsoft Excel-এর মুখোমুখি হতে হয়। কিন্তু বাস্তবে দেখা যায়, কাজের দক্ষতা কেবল ডেটা ইনপুট দেওয়ার ওপর নির্ভর করে না; বরং আপনি কত দ্রুত এবং সঠিকভাবে বড় আকারের হিসাব-নিকাশ নিখুঁতভাবে শেষ করতে পারছেনতাতেই ফুটে ওঠে প্রকৃত পেশাদারিত্ব।
আরো পড়ুন >> আমি কীভাবে ১ লাখ+ সদস্যের একটা বিশাল Facebook Group Organic ভাবে Build করেছি?
উপরের লিংকটি থেকে আপনারা নতুন কিছু শিখতে পারবেন। এছাড়ও এক্সেল এর গুরুত্বপূর্ণ ২০টি ফর্মূলা নিচে থেকে শিখুন।
একই রিপোর্ট তৈরি করতে গিয়ে আপনার সহকর্মী হয়তো ২ মিনিটে কাজটি শেষ করে ফেলছেন, অথচ প্রয়োজনীয় ফর্মুলা জানা না থাকায় আপনার ২০-৩০ মিনিট বা তারও বেশি সময় নষ্ট হচ্ছে। এক্সেলের এই ২০টি মূল ফর্মুলা ভালোভাবে আয়ত্ত করতে পারলে যেকোনো জটিল হিসাব বা অ্যানালাইসিস যেমন সহজ হয়ে যাবে, তেমনই কাজের গতিও বৃদ্ধি পাবে বহুগুণ।
অফিসে চাকরি করতে চান? তাহলে এক্সেলের এই ২০টি ফর্মুলা জানতেই হবে!
অফিসে এক্সেল এর কাজ করতে গিয়ে সবচেয়ে বেশি সময় নষ্ট হয় তখনই, যখন আপনি জানেন না কোন কাজের জন্য কোন
Formula ব্যবহার করতে হবে।
একই কাজ কেউ ২ মিনিটে করে ফেলছে, আর আপনি হয়তো ২০ মিনিট ধরে হিসাব করছেন!
তাই অফিসের দৈনন্দিন কাজে সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন হয় এমন ২০টি গুরুত্বপূর্ণ Excel Formula আজ একসঙ্গে দেখে নিন। সঙ্গে থাকছে Syntax ও বাস্তব উদাহরণ।
১. SUM
কাজ: একাধিক সংখ্যার যোগফল বের করতে।
Syntax: =SUM(number1, number2, ...)
অফিসে মোট বিক্রি, মোট বেতন, মোট খরচ—এ ধরনের হিসাব করতে এটি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করা হয়।
২. AVERAGE
কাজ: কয়েকটি সংখ্যার গড় বের করতে।
Syntax: =AVERAGE(number1, number2, ...)
যেমন, কয়েকজন কর্মীর গড় বেতন বা কয়েক মাসের গড় বিক্রি বের করতে পারবেন।
৩. MAX
কাজ: সবচেয়ে বড় সংখ্যা বের করতে।
Syntax: =MAX(number1, number2, ...)
একটি তালিকায় সবচেয়ে বেশি বিক্রি বা সর্বোচ্চ বেতন কত, তা বের করতে কাজে লাগে।
৪. MIN
কাজ: সবচেয়ে ছোট সংখ্যা বের করতে।
Syntax: =MIN(number1, number2, ...)
যেমন, সবচেয়ে কম বিক্রি বা সর্বনিম্ন বেতন খুঁজে বের করা।
৫. COUNT
কাজ: কোনো রেঞ্জে কতগুলো সংখ্যাসূচক তথ্য আছে তা গণনা করতে।
Syntax: =COUNT(value1, value2, ...)
৬. COUNTA
কাজ: কোনো রেঞ্জে কতগুলো ঘরে তথ্য রয়েছে তা গণনা করতে।
Syntax: =COUNTA(value1, value2, ...)
নাম, পদবি বা অন্যান্য লেখা থাকলেও সেগুলো গণনা করতে পারবেন।
৭. COUNTIF
কাজ: নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী কতটি তথ্য রয়েছে তা বের করতে।
Syntax: =COUNTIF(range, criteria)
উদাহরণ: =COUNTIF(C2:C50,"Present")
যেমন, একটি উপস্থিতির তালিকায় কতজন কর্মী উপস্থিত ছিলেন তা বের করা।
৮. SUMIF
কাজ: নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী সংখ্যার যোগফল বের করতে।
Syntax: =SUMIF(range, criteria, sum_range)
উদাহরণ: =SUMIF(A2:A50,"Dhaka",C2:C50)
যেমন, শুধু ঢাকা শাখার মোট বিক্রি বের করতে পারবেন।
৯. IF
কাজ: কোনো শর্ত সত্য বা মিথ্যা অনুযায়ী ফলাফল দেখাতে।
Syntax: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
উদাহরণ: =IF(B2>=40,"Pass","Fail")
ফলাফল, উপস্থিতি, বেতন বা বিভিন্ন শর্তভিত্তিক হিসাবের ক্ষেত্রে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
১০. IFERROR
কাজ: Formula-তে Error হলে তার পরিবর্তে নির্দিষ্ট ফলাফল দেখাতে।
Syntax: =IFERROR(value, value_if_error)
উদাহরণ: =IFERROR(A2/B2,0)
ভুল হিসাবের কারণে #DIV/0! বা অন্য Error দেখানোর সমস্যা এড়াতে এটি কাজে লাগে।
১১. VLOOKUP
কাজ: একটি বড় তালিকা থেকে নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে বের করতে।
Syntax: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, FALSE)
উদাহরণ: =VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,3,FALSE)
যেমন, কর্মীর আইডি দিয়ে তার বেতন বা পদবি খুঁজে বের করতে পারবেন।
১২. XLOOKUP
কাজ: নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে বের করার আরও আধুনিক পদ্ধতি।
Syntax: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array)
উদাহরণ: =XLOOKUP(A2,F2:F100,H2:H100)
বড় তালিকায় তথ্য খোঁজার কাজে এটি খুবই সুবিধাজনক।
১৩. CONCATENATE
কাজ: একাধিক ঘরের লেখা একসঙ্গে যুক্ত করতে।
Syntax: =CONCATENATE(text1, text2, ...)
উদাহরণ: =CONCATENATE(A2," ",B2)
যেমন, আলাদা ঘরে থাকা নাম ও পদবি একসঙ্গে আনতে পারবেন।
১৪. LEFT
কাজ: লেখার বাম দিক থেকে নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষর বের করতে।
Syntax: =LEFT(text, num_chars)
কোনো কোড বা আইডির প্রথম কয়েকটি অক্ষর আলাদা করতে কাজে লাগে।
১৫. RIGHT
কাজ: লেখার ডান দিক থেকে নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষর বের করতে।
Syntax: =RIGHT(text, num_chars)
যেমন, মোবাইল নম্বর বা কোনো কোডের শেষের অংশ আলাদা করতে পারবেন।
১৬. MID
কাজ: লেখার মাঝখান থেকে নির্দিষ্ট অংশ বের করতে।
Syntax: =MID(text, start_num, num_chars)
কোনো আইডি বা কোডের মাঝখানের নির্দিষ্ট অংশ বের করার সময় এটি কাজে লাগে।
১৭. LEN
কাজ: একটি ঘরে মোট কতটি অক্ষর রয়েছে তা গণনা করতে।
মোবাইল নম্বর, আইডি, কোড বা লেখার দৈর্ঘ্য যাচাই করতে এটি ব্যবহার করা যায়।
১৮. ROUND
কাজ: দশমিক সংখ্যাকে নির্দিষ্ট ঘর পর্যন্ত আনতে।
Syntax: =ROUND(number, num_digits)
টাকা-পয়সা বা শতাংশের হিসাবকে নির্দিষ্ট দশমিক ঘরে দেখাতে এটি কাজে লাগে।
১৯. TODAY
কাজ: বর্তমান তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেখাতে।
রিপোর্ট, তারিখভিত্তিক হিসাব বা দৈনন্দিন অফিসের বিভিন্ন শিটে এটি ব্যবহার করা যায়।
২০. DATEDIF
কাজ: দুইটি তারিখের মধ্যে কতদিন, মাস বা বছর পার হয়েছে তা বের করতে।
Syntax: =DATEDIF(start_date, end_date, unit)
উদাহরণ: =DATEDIF(A2,B2,"Y")
কর্মীর চাকরির মেয়াদ, বয়স বা দুই তারিখের মধ্যকার সময় হিসাব করতে এটি খুবই কাজে লাগে।
২০টি গুরুত্বপূর্ণ Excel Formula: সহজ ব্যাখ্যা ও ব্যবহারিক প্রয়োগ
নিচে কাজের সুবিধার জন্য বহুল ব্যবহৃত ২০টি ফর্মুলার প্রয়োগ, সঠিক Syntax এবং বাস্তব ব্যবহারের ক্ষেত্রগুলোকে টেবিল আকারে সাজিয়ে ব্যাখ্যা করা হলো:
| ক্রম |
Formula-র নাম |
কার্যাবলী ও ব্যবহার |
Syntax (লেখার নিয়ম) |
বাস্তব উদাহরণ |
| ১ |
SUM |
একাধিক ঘরের সংখ্যার মোট যোগফল দ্রুত বের করতে। |
=SUM(number1, number2, ...) |
=SUM(B2:B10) (মাসিক বিক্রি বা মোট খরচের যোগফল) |
| ২ |
AVERAGE |
নির্দিষ্ট রেঞ্জের গড় মান বা Average নির্ধারণ করতে। |
=AVERAGE(number1, number2, ...) |
=AVERAGE(C2:C10) (কর্মীদের গড় বেতন বা দৈনিক গড় বিক্রি) |
| ৩ |
MAX |
কোনো ডেটাসেটের মধ্য থেকে সর্বোচ্চ সংখ্যাটি খুঁজে পেতে। |
=MAX(number1, number2, ...) |
=MAX(D2:D20) (সর্বোচ্চ বিক্রির পরিমাণ নির্ণয়) |
| ৪ |
MIN |
ডেটাসেটের সর্বনিম্ন বা সবচেয়ে ছোট সংখ্যাটি বের করতে। |
=MIN(number1, number2, ...) |
=MIN(D2:D20) (সর্বনিম্ন বাজেট বা খরচ চিহ্নিত করা) |
| ৫ |
COUNT |
কোনো রেঞ্জে কেবল সংখ্যাযুক্ত (Numeric) ঘর কতটি আছে তা গুনতে। |
=COUNT(value1, value2, ...) |
=COUNT(B2:B100) (কতজন ক্রেতার লেনদেন হয়েছে তার সংখ্যা) |
| ৬ |
COUNTA |
ফাঁকা নয়—এমন সব ঘরের সংখ্যা (টেক্সট ও সংখ্যা) গণনা করতে। |
=COUNTA(value1, value2, ...) |
=COUNTA(A2:A100) (তালিকায় মোট কতজন কর্মীর নাম আছে) |
| ৭ |
COUNTIF |
নির্দিষ্ট কোনো শর্ত বা কন্ডিশন মেনে কতগুলো ঘর রয়েছে তা বের করতে। |
=COUNTIF(range, criteria) |
=COUNTIF(C2:C50, "Present") (নির্দিষ্ট দিনে উপস্থিত কর্মীর সংখ্যা) |
| ৮ |
SUMIF |
কোনো নির্দিষ্ট শর্তের ওপর ভিত্তি করে শুধু সেই ডেটার যোগফল বের করতে। |
=SUMIF(range, criteria, sum_range) |
=SUMIF(A2:A50, "Dhaka", C2:C50) (কেবল 'ঢাকা' ব্রাঞ্চের মোট সেলস) |
| ৯ |
IF |
লজিক্যাল শর্ত পরীক্ষা করে সত্য (True) বা মিথ্যা (False) অনুযায়ী মান দেখাতে। |
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) |
=IF(B2>=40, "Pass", "Fail") (পরীক্ষার ফলাফল বা বোনাসের যোগ্যতা নির্ধারণ) |
| ১০ |
IFERROR |
সূত্রে কোনো ভুল বা Error থাকলে নির্দিষ্ট লেখা বা '০' প্রদর্শন করতে। |
=IFERROR(value, value_if_error) |
=IFERROR(A2/B2, 0) (#DIV/0! এর মতো বিরক্তিকর এরর লুকানো) |
| ১১ |
VLOOKUP |
বড় টেবিলের প্রথম কলাম থেকে নির্দিষ্ট তথ্যের বিপরীতে ডানপাশের ডেটা খুঁজতে। |
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, FALSE) |
=VLOOKUP(A2, $F$2:$H$100, 3, FALSE) (এমপ্লয়ি আইডি দিয়ে বেতন খুঁজে বের করা) |
| ১২ |
XLOOKUP |
ডানে বা বামে যেকোনো দিক থেকে আরও সহজে ও দ্রুত ডেটা লুকআপ করতে। |
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array) |
=XLOOKUP(A2, F2:F100, H2:H100) (VLOOKUP-এর আধুনিক ও নির্ভরযোগ্য বিকল্প) |
| ১৩ |
CONCATENATE |
আলাদা ঘরে থাকা একাধিক শব্দ বা লেখা একসঙ্গে যুক্ত করতে। |
=CONCATENATE(text1, text2, ...) |
=CONCATENATE(A2, " ", B2) (First Name ও Last Name জোড়া দেওয়া) |
| ১৪ |
LEFT |
কোনো ঘরের ভেতরের টেক্সটের শুরু (বাম) থেকে নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষর আলাদা করতে। |
=LEFT(text, num_chars) |
=LEFT(A2, 4) (প্রোডাক্ট আইডি বা এরিয়া কোডের শুরুর অংশ নেওয়া) |
| ১৫ |
RIGHT |
কোনো ঘরের টেক্সটের শেষ (ডান) দিক থেকে নির্দিষ্ট অক্ষরের অংশ নিতে। |
=RIGHT(text, num_chars) |
=RIGHT(A2, 4) (মোবাইল নম্বরের শেষ ৪ ডিজিট বের করা) |
| ১৬ |
MID |
টেক্সটের মাঝামাঝি স্থান থেকে নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষর তুলে আনতে। |
=MID(text, start_num, num_chars) |
=MID(A2, 3, 5) (সিরিয়াল নম্বর থেকে নির্দিষ্ট মাঝের কোড আলাদা করা) |
| ১৭ |
LEN |
একটি ঘরের লেখায় মোট কতটি ক্যারেক্টার বা অক্ষর রয়েছে তা জানতে। |
=LEN(text) |
=LEN(A2) (জাতীয় পরিচয়পত্র বা মোবাইল নম্বরের ডিজিট সংখ্যা ঠিক আছে কি না চেক করা) |
| ১৮ |
ROUND |
দশমিকের পরের অতিরিক্ত সংখ্যাকে নির্দিষ্ট ঘর পর্যন্ত রাউন্ড করতে। |
=ROUND(number, num_digits) |
=ROUND(B2, 2) (টাকা-পয়সা বা শতাংশের হিসাব দুই দশমিকে সীমাবদ্ধ রাখা) |
| ১৯ |
TODAY |
প্রতিদিনের বর্তমান তারিখটি ডায়নামিক্যালি শিটে আপডেট রাখতে। |
=TODAY() |
=TODAY() (আজকের তারিখ অনুযায়ী বিলিং বা বকেয়া দিনের হিসাব) |
| ২০ |
DATEDIF |
দুইটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে কত দিন, মাস বা বছর পার্থক্য আছে তা হিসাব করতে। |
=DATEDIF(start_date, end_date, unit) |
=DATEDIF(A2, B2, "Y") (কর্মীর সঠিক বয়স বা চাকরির মেয়াদ নির্ধারণ) |
সাধারণ ১০টি প্রশ্ন ও উত্তর (FAQ)
১. VLOOKUP এবং XLOOKUP-এর মধ্যে মূল পার্থক্য কী?
VLOOKUP কেবল বাম থেকে ডানে ডেটা খুঁজতে পারে এবং নতুন কলাম যোগ হলে এর সূত্র ভেঙে যাওয়ার ভয় থাকে। অন্যদিকে XLOOKUP দিয়ে যেকোনো দিকে (ডান থেকে বামেও) ডেটা খোঁজা যায় এবং এটি অনেক বেশি নমনীয় ও দ্রুত কাজ করে।
২. COUNT এবং COUNTA-এর মধ্যে পার্থক্য কী?
COUNT কেবল যেসব ঘরে সংখ্যা (Number) থাকে সেগুলোকে গণনা করে। কিন্তু COUNTA ঘরে যেকোনো ধরনের লেখা, চিহ্ন বা সংখ্যা থাকলে—অর্থাৎ ফাঁকা না থাকলেই—তা গণনা করতে পারে।
৩. আমার সূত্রে বারবার #VALUE! বা #DIV/0! এরর আসছে, এটি কীভাবে ঠিক করব?
এররগুলো লুকানো বা সুন্দরভাবে সমাধানের জন্য সূত্রের শুরুতে IFERROR ব্যবহার করা সুবিধাজনক। যেমন: =IFERROR(আপনার_মূল_সূত্র, 0) লিখলে ভুলের জায়গায় '০' দেখাবে।
৪. DATEDIF সূত্রের শেষে "Y", "M", "D" বলতে কী বোঝায়?
"Y" দিয়ে সম্পূর্ণ বছর, "M" দিয়ে মোট মাস এবং "D" দিয়ে মোট দিন বোঝানো হয়। আপনি বছর বের করতে চাইলে ইউনিট হিসেবে "Y" ব্যবহার করবেন।
৫. একই ঘরের টেক্সট কীভাবে ভিন্ন ঘরে আলাদা করবেন?
টেক্সটের অবস্থান নির্দিষ্ট থাকলে LEFT, RIGHT বা MID ব্যবহার করা সম্ভব। এছাড়া এক্সেলে Data ট্যাব থেকে Text to Columns বা Flash Fill টিপস ব্যবহার করেও কাজ দ্রুত করা যায়।
৬. SUMIF এবং COUNTIF সূত্রের মূল সুবিধা কী?
যেকোনো সাধারণ হিসাব করার সময় শর্ত যুক্ত করার জন্য এই ফর্মুলাগুলো ব্যবহৃত হয়। যেমন: নির্দিষ্ট অঞ্চলের বিক্রি বা কোনো নির্ধারিত পদের কর্মীদের তথ্য দ্রুত ফিল্টার করে যোগ করা।
৭. টেবিল বা রেঞ্জ নির্বাচন করার সময় $ চিহ্ন ব্যবহার করার কারণ কী?
$ চিহ্ন দিয়ে সেল অ্যাড্রেস লক বা Absolute Reference করা হয়। এর ফলে সূত্র কপি করে নিচে বা পাশে টেনে নিলে রেফারেন্স সেল বা টেবিল রেঞ্জ পরিবর্তন হয়ে ভুল রেজাল্ট দেখায় না।
৮. এক্সেলের ফর্মুলা কি বড় হাতের নাকি ছোট হাতের অক্ষরে লিখতে হয়?
ফর্মুলা সবসময় ছোট হাত বা বড় হাত (Case-insensitive) যেকোনোভাবে লেখা যায়। তবে সঠিকভাবে বানান লিখলে এক্সেল নিজ থেকেই তা বড় হাতের অক্ষরে রূপান্তর করে নেয়।
৯. TODAY() এবং NOW() সূত্রের মাঝে পার্থক্য কী?
TODAY() কেবল বর্তমান তারিখ দেখায়। অন্যদিকে NOW() একই সঙ্গে বর্তমান তারিখ এবং বর্তমান সময় রূপান্তর করে প্রদর্শন করে।
১০. এই ২০টি ফর্মুলা কি Microsoft Excel-এর সব সংস্করণে কাজ করবে?
বেশিরভাগ ফর্মুলাই এক্সেলের যেকোনো ভার্সনে সুন্দরভাবে কাজ করবে। তবে XLOOKUP ফর্মুলাটি কেবল Microsoft 365 এবং Excel 2021 বা তার পরবর্তী আপডেট করা সংস্করণে সাপোর্ট করে।
